Những khái niệm quan trọng liên quan đến chuyển đổi số (Digital Transformation) (tiếp theo)

Tiếp theo bài viết trước, chúng tôi tiếp tục giới thiệu những khái niệm quan trong trong chuyển đổi số (digital transformation).

Products and Services

Product: là cấu hình nguồn lực của tổ chức tạo ra sản phẩm để cung cấp giá trị cho khách hàng.

Resource: là một cá nhân hoặc thực thể khác để thực hiện một hoạt động hoặc đạt được một mục tiêu. Nguồn lực có thể được sở hữu hoặc thuê ngoài hoặc được cung cấp từ bên thứ ba.

Service: là phương tiện để cùng tạo ra giá trị giữa nhà cung cấp và khách hàng, tạo điều kiện cho những kết quả mà khách hàng muốn đạt được, khách hàng không cần phải quản lý chi phí và rủi ro, khách hàng chỉ sử dụng service mà khách hàng cần.

Mỗi dịch vụ mà một tổ chức cung cấp đều dựa trên một hoặc nhiều sản phẩm của tổ chức đó. Các loại nguồn lực của tổ chức bao gồm organizations and people; information and technology; value streams and processes; and partners and suppliers (Four Dimensions) . Sản phẩm là cấu hình của các loại nguồn lực này, do tổ chức tạo ra, có khả năng mang lại giá trị cho khách hàng.

Các sản phẩm thường phức tạp và không hiển thị đầy đủ cho khách hàng nhìn thấy được, quan trọng là khách hàng nhận thấy được giá trị mang lại khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ đó. Những gì mà khách hàng nhìn thấy được của sản phẩm không phải lúc nào cũng đại diện cho tất cả các thành phần cấu thành sản phẩm và hỗ trợ việc phân phối sản phẩm. Các tổ chức xác định thành phần nào của sản phẩm mà người tiêu dùng của họ nhìn thấy và điều chỉnh chúng cho phù hợp với mục tiêu của mình.

Các nhà cung cấp dịch vụ (service providers) giới thiệu dịch vụ của họ cho khách hàng dưới dạng service offerings, được mô tả một hoặc nhiều dịch vụ dựa trên một hoặc nhiều sản phẩm. Service offerings có thể bao gồm goods, access to resources, and service actions. Các dịch vụ khác nhau có thể được tạo ra dựa trên cùng một sản phẩm, cho phép sử dụng sản phẩm đó theo nhiều cách để đáp ứng nhu cầu của các nhóm người tiêu dùng khác nhau.

Một phương pháp được gọi là Wardley mapping ‘ (Wardley, 2016) được sử dụng để hiểu cách mà dịch vụ và sản phẩm được tạo ra và phân phối cũng như lợi thế cạnh tranh của chúng. Đây là một phương pháp trực quan để đưa ra quyết định chiến lược. Nó bao gồm chu kỳ chiến lược, xem xét năm yếu tố sau.

Purpose: Phạm vi mà những gì tổ chức đang làm và tại sao.
Landscape: Môi trường mà tổ chức đang cạnh tranh.
Climate: Các lực tác động lên môi trường.
Doctrine: Tập hợp guiding principles trong tổ chức.
Leadership: Chiến lược theo bối cảnh cụ thể được chọn sau khi xem xét các yếu tố trên.

Chu kỳ chiến lược giúp một tổ chức nhận thức tình huống của mình.

‘Where’ và ‘why’ giúp tổ chức nhận thức được tình huống của mình, sau đó xác định ai làm gì (who), làm như thế nào (how), làm cái gì (what) và khi nào làm (when)

Một lỗi phổ biến mà các tổ chức mắc phải khi thực hiện chiến lược là bỏ qua các thành phần cũ và tập trung vào những thành phần mới. Do đó, có nhiều kiến trúc CNTT được triển khai, các kiến trúc cũ trước đó hiếm khi được đề cập. Các dấu hiệu cho thấy điều này đã xảy ra bao gồm:

Trùng lập chức năng giữa các hệ thống CNTT
Nhiều kiến trúc công nghệ, mỗi kiến trúc xuất hiện từ các sáng kiến chiến lược của riêng mình
Công nghệ và phương thức quản lý lạc hậu
Thiếu minh bạch về chi phí

Các mô hình kinh doanh và điều hành phải liên kết các khía cạnh tổ chức hiện tại với chiến lược. Tổ chức phải hiểu rõ hơn về tác động của các quyết định chiến lược của mình khi kết hợp với vị trí của các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến sự trưởng thành của nó trên thị trường. Nó cũng có thể dự đoán tác động của sự thay đổi đối với các hoạt động của tổ chức.

Tiers of strategy (các cấp của chiến lược)

Cơ quan quản lý (thường là HĐQT) của tổ chức xác định phương hướng mà tổ chức nên thực hiện và cũng xác định các chính sách hướng dẫn để đạt được chiến lược do HĐQT đưa ra. Các nhà quản lý ở tất cả các cấp, bao gồm cả Giám đốc điều hành (CEO), xác định cách thực hiện chiến lược, tuân thủ các chính sách và đạt được các mục tiêu của HĐQT. Chiến lược được xác định và truyền đạt như thế nào được mô tả sau.

Nhiều cách tiếp cận chiến lược số dựa trên mô hình phân cấp. Một ví dụ mô hình phân cấp chiến lược được thể hiện trong hình bên dưới. Chiến lược của tổ chức được gọi là ‘business strategy‘ hoặc ‘enterprise strategy’. ‘Digital strategy’ là một chiến lược để phục vụ cho chiến lược ‘business strategy’ để áp dụng công nghệ số cho tổ chức phục vụ cho hoạt động kinh. ‘IT strategy’ riêng biệt để hỗ trợ cho các dự án của ‘digital strategy’ và các bộ phận phòng ban của tổ chức. Đây là quan điểm truyền thống về chiến lược kinh doanh trong thời đại số và CNTT.

a. Business strategy

Business strategy là cách mà tổ chức xác định và đạt được mục tiêu của mình. Mỗi tổ chức đều có một chiến lược kinh doanh. Một số tổ chức duy trì một bộ quy trình và tài liệu phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Thời đại ngày nay công nghệ thay đổi liên tục, VUCA phức tạp, nhu cầu khách hàng thay đổi không ngừng nên có một số tổ chức rất linh động trong mô hình kinh doanh dựa trên giao tiếp liên tục và ra quyết định dựa vào tình hình kinh doanh thực tế và biến động của môi trường.

Bất kể sự nghiêm ngặt của thực tiễn quản lý chiến lược, một chiến lược kinh doanh sẽ bao gồm:

Cách xác định, điều chỉnh và truyền đạt tầm nhìn của tổ chức
Cách xác định mục tiêu
Mô hình kinh doanh
Phương tiện để sắp xếp các bộ phận khác nhau trong hệ sinh thái của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức (ví dụ: tổ chức và con người; thông tin và công nghệ; dòng giá trị và quy trình; đối tác và nhà cung cấp)
Các nguyên tắc hướng dẫn xác định cách đưa ra quyết định và những hành động được thực hiện
Thỏa thuận về những hướng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện và cách phân bổ nguồn lực cho chúng (thường ở dạng kế hoạch chiến lược)
Định nghĩa về những gì tổ chức sẽ không làm.

Văn hóa của tổ chức xác định cách thức tổ chức tuân thủ và thực thi chiến lược kinh doanh của mình. Tuy nhiên, sự thành công của tổ chức phải có một chiến lược phù hợp, gắn kết và được truyền thông rõ ràng. Nếu không có một chiến lược như vậy, nó sẽ tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh.

b. Digital strategy

‘Digital strategy’ là ‘business strategy’ mà dựa vào tất cả hoặc một phần trong việc sử dụng công nghệ số để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Thuật ngữ ‘digital strategy’ thường được sử dụng để chỉ:

Các yếu tố của chiến lược kinh doanh dựa trên việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số
Kế hoạch chuyển đổi để tổ chức tự động hóa các hoạt động của mình hoặc thay thế công nghệ lỗi thời bằng công nghệ số.

Hai ý này ngụ ý rằng chiến lược kinh doanh tách biệt với công nghệ được sử dụng. Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ số chỉ giới hạn trong việc tối ưu hóa hiệu suất của tổ chức. Điều này được phản ánh trong hình trên, trong đó chiến lược số được xem là chiến lược con của chiến lược kinh doanh. Các tuyên bố cũng cho thấy lý do tại sao nhiều tổ chức đã bổ nhiệm một giám đốc kỹ thuật số (CDO), dẫn đến thất bại nhiều hơn thành công, lý do là:

Nếu CDO không có thẩm quyền đối với một số lĩnh vực nhất định, điều tốt nhất họ có thể làm là đưa ra lời khuyên. Tuy nhiên, nếu những người có thẩm quyền ban hành thay đổi đó không đồng ý với lời khuyên của CDO, nó có thể bị bỏ qua.
Một số giám đốc điều hành xem chuyển đổi số là một chương trình trong tương lai. Do đó, nó có mức độ ưu tiên thấp hơn so với việc đáp ứng các cam kết hiện tại của tổ chức. Do đó, các chương trình chuyển đổi số bị trì hoãn hoặc bị giữ lại nguồn tài trợ.
Đôi khi, CDO được giao các trách nhiệm quản lý dự án, chẳng hạn như điều phối các dự án thuộc sở hữu của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. CDO ít đầu vào chiến lược và chương trình kết quả cũng bị phân mảnh như chính tổ chức.

Cả hai ý đầu đầu tiên đều không phản ánh nhiều cơ hội hoặc tác động mà công nghệ kỹ thuật số mang lại. Nó cũng không phản ánh sự thay đổi cơ bản trong văn hóa, thực tiễn và mục tiêu mà một tổ chức phải trải qua để thành công trong thế giới kỹ thuật số.

Để đạt được các mục tiêu sau, chiến lược kinh doanh sẽ bao gồm phần lớn chiến lược số thực hiện một hoặc nhiều hành động sau:

Khai thác cơ hội thị trường đã được tạo ra do khách hàng sử dụng công nghệ kỹ số mới
Sử dụng công nghệ số để tương tác với khách hàng và cải thiện trải nghiệm của khách hàng
Giới thiệu lại các sản phẩm và dịch vụ hiện có với các tính năng và phương thức phân phối mới được hỗ trợ bởi công nghệ số
Sử dụng công nghệ số để cải thiện hiệu suất hoặc hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Digital strategy chỉ đơn thuần là ‘business strategy’ dựa trên các công nghệ mới nổi. Hình bên dưới minh họa rõ hơn về mối liên hệ giữa các business strategy, digital strategy, IT strategy. Đây là cách tiếp cận mới về các chiến lược số và CNTT hợp nhất để đáp ứng sự phụ thuộc ngày càng tăng của một tổ chức vào công nghệ. Điều này đạt được bằng cách tìm kiếm các cơ hội mới và tối đa hóa việc sử dụng các khả năng hiện tại.

Digital strategy là hiểu về:

Làm sao công nghệ thay đổi và làm sao nó thay đổi thế giới mà tổ chức đang hoạt động
Liệu tổ chức có cần đáp ứng những thay đổi này hay tiếp tục tiến trình hiện tại của mình
Cách xác định những cơ hội trong thế giới số
Những rủi ro liên quan đến từng cơ hội
Cách vạch ra lộ trình khai thác các cơ hội và giảm thiểu hoặc tránh rủi ro.

Bài viết này không khuyến khích việc hạn chế digital strategy trong việc xác định công nghệ nào mà một tổ chức sẽ sử dụng và cách tổ chức sử dụng. Cách tiếp cận tốt nhất là một chương trình hoặc sáng kiến công nghệ số, không phải là một chiến lược số.

c. IT strategy

Thuật ngữ ‘IT strategy’ thường được sử dụng một trong ba cách

Là một thành phần của ‘digital strategy’, bởi vì công nghệ số bao gồm CNTT. Thuật ngữ ‘IT strategy’ bắt nguồn từ thời điểm mà các giải pháp CNTT được sử dụng để đạt được lợi thế cạnh tranh. Việc sử dụng thuật ngữ ‘IT strategy’ phần lớn đã được thay thế bằng thuật ngữ ‘digital strategy’.
Là một chiến lược công nghệ và kiến trúc phù hợp hỗ trợ cho chiến lược số; ví dụ: loại CNTT nào sẽ mang lại trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng trên nhiều nền tảng khác nhau?
IT strategy là chiến lược hỗ trợ bộ phận back-office của tổ chức và quản trị công nghệ thông tin (ví dụ: trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng).

IT strategy là hiểu về: